طراحی دفاتر کاری بطور عمده رابطه بسیاری با نحوه عملکرد، برنامه و ساعت کاری استفاده کننده از دفتر دارد. مطالعه دقیق و بررسی این مسائل در طراحی موفقیت آمیز یک دفتر کار بسیار مهم است. برخی از مردم که مجبور به استفاده از دفاتر کاری برای شغل خود هستند انتظار دارند که فضای کاری مناسب و راحت در دفتر کار خود داشته باشند.
روش طراحی برای یک دفتر کار را می‌توان به چهار قسمت عمده تقسیم کرد :1- درک صحیح از ملاحظات طراحی
2- عوامل مهم در طراحی
3- اهمیت طراحی داخلی
4- سیستم های دفتر
هدف یک دفتر کار
هدف یک دفتر کاری، نهایت کار برای کارکنان و بیشترین سود عایدی برای شرکت است. برای رسیدن به این مهم، کاهش استرس و پریشانی کارکنان و نیز برطرف ساختن ناسازگاری مشتریان دفتر باید شعار اصلی در طراحی باشد.
الگوی جمعیتی دفتر کار
جمعیت حاضر در دفاتر کار، در ساعات اولیه صبح از صفر به بالاترین حد خود در ساعت شروع می‌رسد. به همین ترتیب در ساعات پایان روز، جمعیت کاهش یافته و فقط کارکنان نگهداری، تعمیرات و نگهبانی باقی خواهد ماند. بنابراین ورودی دفتر باید مناسب ورود و خروج چنین جمعیتی باشد تا تعدد رفت و آمد، باعث نگرانی ملاقات کنندگان نشود.
این دو از عوامل مهم مقدماتی در شروع طراحی یک دفتر کار است، حال می‌خواهد یک دفتر معماری باشد یا اداره‌ای در زمینه مدیریت.
ما در این مقاله، به جزئیات ملزومات متنوعی خواهیم پرداخت که در شکل گیری یک دفتر کار مناسب باید در نظر گرفته شوند.
نیازهای کلی یک دفتر کار
دفتر کار جایی است که افراد شاغل تمام روز در آن فعالیت دارند. این مسئله را در ذهن خود نگه دارید، ما باید تمام عواملی را که منجر به رسیدن به فضای مطلوب کاری می‌شوند، در نظر داشته باشیم. مانند همه پروژه‌ها، باید نور مناسب، گردش کامل هوا در محیط، کنترل سطح صدا، رویه درست کاری و محلی برای انبار لوازم و تجهیزات اداری و متفرقه در طرح اولیه در نظر گرفته شود.
الزامات خاص
قسمت پذیرش
این یک باید در طراحی هر دفتر است، زیرا هر کارفرما یا بازدید کننده‌ای، یک مکث کوتاه قبل از ملاقات با فرد مورد نظر خود دارد.
اسامی کارکنان
لازم است لیست اسامی کارکنان هر بخش به تفکیک وظایف آنها تهیه شود تا فضای کاری هر یک را بتوان محاسبه کرد. این لیست باید هوشمندانه دسته بندی شود. افراد شاغل در یک سازمان به نام پرسنل یا کارکنان شناخته می‌شوند، بصورت معمول به چهار گروه تقسیم بندی می‌شوند.
1- مدیران
2- دستیاران دفتر
3- همیاران
4- خدمتکاران
مدیران
مدیران رده بالا و پایین که باید هر کدام اتاق مستقلی داشته باشند.
دستیاران دفتر
شامل کارمندان، تند نویسها، تایپیست‌ها، منشی‌ها، متصدیان تلفن و … کارکنان رده میانی نامیده می‌شوند. همه این کارمندان نیاز به فضای کار مناسب دارند.
همیاران
شامل نگهبانان، تحصیلداران، خدمتکاران پذیرایی و … می‌باشند که به فضای نشستن احتیاج دارند.
خدمتکاران
کارکنان قسمت نظافت و بهداشت
کارکنانی که برای نگهداری و تمیزی محل کار استخدام شده اند. معمولا آنها بعد از ساعات اداری وارد می‌شوند آنها به جایی برای وسایل و ملزومات خود احتیاج دارند تا وسایلی چون لباس کار، جارو برقی، تی، دستمال، مواد شوینده، نردبان و … را نگهداری کنند.
فضای کاری
فضای کاری و چگونگی استفاده از آن، نحوه عملکرد جایگاه‌های کاری، تجهیزات، وجود وسایل شخصی مانند کیف، ظرف نهار و چیزهای دیگر، محل نشستن مراجعه کنندگان و طرز عمل فضای کاری یا اتاق را برای رسیدن به یک طرح مناسب، در نظر بگیرید.
انبار و فضای قراردادن تجهیزات
هر چیزی به جز افراد، تجهیزات نامیده می‌شود مانند دستگاه‌هایی که برای استفاده همگانی هستند، دستگاه‌های کپی، ماشین‌های بازیافت مواد و کامپیوترهای کارکنان به فضای کافی احتیاج دارند. به این لوازم، وسایلی مانند ملزومات اداری روی میز، لوازم تحریر، اجاق، کتری و ظروف را نیز اضافه کنید. همه اینها باید به دقت نوشته شوند. این حقیقت که ما یکی از دفاتری هستیم که هر بخش می‌تواند درجه حرارت محیط خود را تنظیم کند، مورد احترام است. برای شروع همه باید از پروتکل حمایت کنند و به تجهیزات هوشمند تهویه هوا آسیب نرسانند و با وسایل مهربان باشند و خواستههای شما اینگونه بر آورده خواهد شد.
رابطه کاری
از تعداد افراد و رابطه بین آنها یادداشت بردارید. این کار گروه بندی و برنامه ریزی برای عملکرد داخلی آنها را تسهیل می‌کند.
طبیعت تجارت
هر کسب و کار سبک خاص و طبیعت وجودی خود را دارد، دفتر کار یک شرکت حسابداری ساده و بی آلایش است؛ برخی از آن ها نیاز به زرق و برق دارند، مانند دفتر یک موسسه تبلیغاتی. برخی از ادارات به حریم خصوصی مانند دفتر یک موسسه مدلسازی و برخی از آن ها به امنیت مانند موسسات مالی. شما باید کارت ویزیت داشته باشید و یک برند برای دفتر خود طراحی کنید.
اتاق استراحت کارکنان
برای اجتناب از شلوغی در محیط کار، پیشنهاد می‌کنیم آشپزخانه را در کنار اتاق استراحت قرار دهید. وجود یک آشپزخانه کوچک در محیط کار باعث خشنودی کارکنان خواهد شد زیرا می‌توانند مانند خانه برای خود یک غذای گرم درست کنند.
سرویس بهداشتی
سرویس بهداشتی برای بهداشت و ارائه یک تصویر خوب بسیار اهمیت دارند. نصب شیر آب اتوماتیک و خشک کن برقی دست بسیار در یک طراحی خوب اهمیت دارند.
اتاق کنفرانس
اگر فضای ساختمان دفتر به شما اجازه می‌دهد یک اتاق کنفرانس کوچک در مجاورت میز پذیرش قرار دهید تا مراجعان بتوانند در آنجا با کارکنان ملاقات کنند. این کار باعث می‌شود تا رفت و آمد در دفتر کاهش یابد، قسمت پذیرش هم کمتر شلوغ شده و از امنیت دفتر بهتر مراقبت می‌شود و مراجعان نیز در وقت خود صرف‌جویی می‌کنند.
تحریریه گروه معماری هورنو
منبع :www.arel.ir
